Que ce soit dans les débats ou dans l’organisation du congrès en lui-même, la durabilité sera une dimension essentielle de la conférence EGEA. L’objectif des organisateurs d’EGEA est, en effet, d’inscrire autant que possible cette dimension dans les aspects pratiques de la conférence tout en garantissant l’expérience congressiste. Explications.

Dès la conception de l’évènement, la volonté d’intégrer autant que possible des critères de durabilité a été inclue au cahier des charges : restauration, déplacements, inclusivité parmi les orateurs et congressistes et sobriété dans l’usage des ressources faisaient notamment l’objet d’attentes spécifiques.

TRAVAILLER AVEC DES ACTEURS ENGAGÉS, POUR CONTRIBUER A L’EVENEMENT

Afin d’appuyer Aprifel dans l’organisation de la conférence, un organisateur professionnel de congrès, un lieu et un traiteur labellisés ISO 20121 ont été sélectionnés.
Pour les autres acteurs de l’organisation de la conférence – restaurant, imprimeur, etc. – des chartes spécifiques ont été élaborées pour contribuer aux engagements globaux des organisateurs.

RESTREINDRE L’IMPACT DES TRANSPORTS

Afin de faciliter le trajet des congressistes et de permettre des alternatives à l’avion, Montpellier a été choisie pour accueillir la conférence. La ville dispose, en effet, à la fois d’un aéroport international et de liaisons par le rail et la route pour de nombreux européens. Elle dispose également d’un large réseau de transports en commun.
Le lieu de la conférence en lui-même a été sélectionné car il permet d’envisager un congrès majoritairement piéton. Le Corum est desservi par deux lignes de métro et plusieurs pistes cyclables. Montpellier propose également une large gamme d’hébergements dans un rayon de 15 minutes à pied du lieu de la conférence. La volonté de favoriser les mobilités douces a également guidé le choix des lieux du volet social de l’évènement. Tous deux sont situés à moins de 15 minutes à pied du lieu de conférence.

UN PROCESSUS DÉDIÉ POUR CONCRETISER CET ENGAGEMENT

Afin de rendre tangible et vérifiable les engagement pris, le comité d’organisation d’EGEA a actualisé les indicateurs élaborés pour EGEA 2023. Au regard des spécificités de la conférence, 24 d’engagements recouvrant 7 enjeux de durabilité ont été pris. Les preuves permettant de vérifier objectivement le respect de ces engagements sont collectées par Aprifel et ses sous-traitants tout au long de l’organisation de l’évènement. Un responsable du développement durable a été désigné au sein de l’équipe d’Aprifel pour superviser ce processus et tenir les participants informés à ce sujet.